L’e-Facture : un logiciel qui permet de dématérialiser le système de facturation

La dématérialisation des systèmes et du process de facturation est devenue un véritable défi pour les entreprises. Cela permet d’avoir des factures électroniques et d’oublier les factures qui s’établissent sur des papiers. Par ailleurs, on y trouve plusieurs avantages comme pour éviter de perdre du temps dans le remplissage à la main et dans le traitement manuel. C’est aussi un bon moyen pour limiter la consommation de papier et qui ferait réduire la charge en papier pour l’entreprise. La question est donc, de savoir quel type de logiciel permet cette dématérialisation ?

Comment sont effectuées les dématérialisations ?

Dans une entreprise, les factures peuvent être structurées ou non. Pour les TPE, généralement, elles ne sont pas structurées. Dans ce cas, il est possible de transcrire la facture avec adobe acrobat reader pour la mettre en format PDF. C’est un format qui ne peut être changé. Le logiciel de facturation électronique permet ainsi de mettre la facture dans ce format qui ne peut être altéré et qui sera à la fois, moins lourd et moins couteux. Pour ce qui est du partage, il se fera par email que ce soit pour l’envoi ou la réception de la facture. Concernant la facture structurée, le logiciel permet d’insérer ou de demander les données de conformité face à l’administration fiscale sur l’e-facture. Dans ce cas, la facture sera retranscrite en format EDI et traitée par un logiciel qui pourra engendrer et stocker un gros volume de factures. Par ailleurs, le logiciel va aussi permettre de classer les différents clients, fournisseurs et impôts, mais aussi, de planifier les différents encours comme les paiements à effectuer ou à demander.

Les autres points importants qu’on doit trouver dans un logiciel qui gère les factures

Pour assurer l’intégrité et la conformité de la facture électronique, le logiciel doit permettre l’insertion d’une signature électronique. Il s’agit ici, d’apposer un certificat électronique reconnu par l’administration fiscale. Cette certification sera visible sur chaque e-facture diffusée. Cette dernière peut aussi se faire quand le format de diffusion est en EDI. La reconnaissance se fera ainsi, à travers l’ordinateur du diffuseur. Cependant, il doit y avoir une norme préétablie par les entreprises en collaboration pour que la diffusion se fasse en toute sécurité et que la reconnaissance soit optimale. Enfin, le logiciel doit assurer l’archivage des factures émies et reçues. C’est un processus obligatoire pour les besoins de l’administration fiscale, les audits et les contrôles en tout genre.